1. Quem é quem (LGPD)
Dados dos pacientes (cadastro, prontuário, anamnese, fotos, exames, agenda, financeiro): a clínica é a controladora e o Clinic Sistemas é o operador, tratando os dados apenas conforme as instruções da clínica e para prestar o serviço. Pedidos de pacientes sobre seus dados devem ser feitos à clínica; ajudamos a clínica a atendê-los.
Dados da conta e de quem usa o sistema (nome, e-mail, telefone, dados da clínica, pagamento e uso): o Clinic Sistemas é o controlador.
2. Dados que tratamos
- Cadastro: nome, e-mail, telefone, nome da clínica, áreas de atuação e registro no conselho.
- Uso do sistema: registros de acesso (data, hora, endereço IP), ações feitas no sistema (auditoria) e telas usadas, para segurança e para melhorar o produto.
- Pagamento: plano, histórico de cobranças e forma de pagamento. Os dados completos do cartão são digitados no ambiente do processador de pagamento e não ficam guardados conosco.
- Suporte: perguntas feitas à assistente e conversas com a equipe.
- Dados de pacientes inseridos pela clínica, inclusive dados de saúde, que são dados sensíveis.
3. Para que usamos
- Prestar o serviço contratado e manter a conta funcionando (execução de contrato).
- Cobrar e emitir notas fiscais (execução de contrato e obrigação legal).
- Proteger contas e dados, prevenir fraudes e guardar registros de acesso (legítimo interesse e obrigação legal, Marco Civil da Internet).
- Dar suporte e melhorar o sistema a partir do uso, sem olhar o conteúdo clínico (legítimo interesse).
- Enviar avisos sobre a conta e, se você permitir, novidades (consentimento, que pode ser retirado a qualquer momento).
Dados de saúde dos pacientes são tratados apenas para a clínica prestar o atendimento e cumprir obrigações de guarda do prontuário. Não vendemos dados, não os usamos para publicidade e não treinamos inteligência artificial com eles.
4. Com quem compartilhamos
Usamos fornecedores que processam dados em nosso nome (operadores), com contrato e medidas de segurança:
- Hospedagem e banco de dados: guardam o sistema, os arquivos e o login, em servidores no Brasil (São Paulo).
- Provedor de inteligência artificial: atende a assistente de ajuda (só a pergunta de uso, sem dados de pacientes) e, quando a clínica contratar, a transcrição e o resumo de consultas. Os dados não são usados para treinar modelos.
- Pagamento, envio de e-mails, WhatsApp oficial e emissão de notas fiscais: somente quando esses serviços estiverem ativos para a clínica.
A lista atualizada de operadores, com o nome de cada um, fica disponível a pedido pelo e-mail clinicsistemas@hotmail.com.
Alguns fornecedores podem processar dados fora do Brasil, como o provedor de inteligência artificial. Nesses casos, seguimos as regras de transferência internacional da LGPD.
Também podemos compartilhar dados quando exigido por lei ou por ordem de autoridade competente.
5. Segurança
- Conexão criptografada (HTTPS) e dados criptografados no armazenamento.
- Isolamento por clínica direto no banco de dados: uma clínica nunca acessa os dados de outra.
- Perfis de acesso por pessoa e registro de quem criou, alterou ou excluiu cada informação.
- Arquivos privados, acessados por links temporários.
- Acesso da nossa equipe interna com autenticação em duas etapas e registro de todas as ações. A equipe não abre prontuários.
Se houver um incidente de segurança que possa causar risco relevante, avisaremos a clínica e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) nos prazos legais.
6. Por quanto tempo guardamos
- Conta ativa: enquanto a conta existir.
- Teste grátis encerrado sem contratação: 90 dias após o fim do teste; depois, os dados são excluídos.
- Conta cancelada: 90 dias para a clínica exportar os dados; depois, exclusão definitiva, salvo o que a lei obrigar a guardar.
- Registros de acesso: no mínimo 6 meses, como exige o Marco Civil da Internet.
- Perguntas feitas à assistente de ajuda: 12 meses.
- Dados fiscais e de cobrança: pelo prazo exigido pela legislação tributária.
A guarda do prontuário pelo prazo exigido para a área (em geral, 20 anos) é responsabilidade da clínica. Por isso, exporte os dados antes de encerrar a conta.
7. Seus direitos
Você pode pedir: confirmação e acesso aos dados, correção, exportação (portabilidade), anonimização ou exclusão do que não for necessário, informação sobre compartilhamentos, revisão de decisões automatizadas e revogação de consentimentos.
Faça o pedido pelo e-mail clinicsistemas@hotmail.com. Responderemos em até 15 dias. Pacientes devem procurar primeiro a clínica em que foram atendidos.
9. Encarregado (DPO) e contato
Dúvidas sobre esta Política ou sobre seus dados: pelo e-mail clinicsistemas@hotmail.com, aos cuidados do encarregado pelo tratamento de dados.
10. Alterações
Podemos atualizar esta Política. A versão e a data ficam no topo da página, e mudanças relevantes serão avisadas no painel ou por e-mail.
Dúvidas: clinicsistemas@hotmail.com